La SPCA de l’Outaouais invite les cabinets de comptables professionnels agréés (CPA) à soumettre des propositions pour effectuer l’examen financier annuel pour l’exercice se terminant le 31 décembre 2025 conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif, ainsi qu’à toute disposition des ententes de financement applicables.

Des prolongations annuelles seront déterminées par vote lors de l’assemblée générale annuelle de la SPCA.

L’auditeur doit avoir de l’expérience et les connaissances adéquates dans les mandats de certification d’organismes à but non lucratif, être libre de tout conflit d’intérêts, et avoir la capacité de fournir ce service dans les délais requis.

A. INTRODUCTION

La SPCA de l’Outaouais, un organisme à but non lucratif œuvrant pour la protection et le bien-être des animaux, sollicite des propositions de cabinets de comptables professionnels agréés (CPA) pour l’exécution d’une mission d’examen des états financiers annuel pour l’exercice clos le 31 décembre 2025, avec possibilité de renouvellement pour deux années supplémentaires.

B. PORTÉE DU MANDAT

Produire une opinion indépendante sur la conformité des états financiers de l’organisme, préparés selon les Normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL).

C. ÉVÉNEMENT NON RÉCURRENT

La SPCA procédera à la migration de son logiciel comptable, passant d’Acomba à QuickBooks, pour la période se terminant le 31 octobre 2025. Cette transition sera réalisée par une firme spécialisée en services informatiques et en implantation de solutions comptables. Celle-ci aura notamment pour mandat de vérifier l’intégrité des données, de tester l’implantation du nouveau système et d’offrir une formation au personnel de l’organisme responsable des tâches comptables.

Un processus rigoureux a été mis en place afin de mitiger les risques associés à cette migration, incluant des consultations régulières avec la firme mandatée ainsi que des réunions du comité des finances.

D. PORTÉE DES SERVICES

Le cabinet retenu devra :

1. Produire un rapport de mission d’examen du professionnel en exercice.
2. Examiner les registres financiers, les systèmes et les contrôles internes de la SPCA de l’Outaouais.
3. Produire les déclarations annuelles requises auprès des autorités fiscales.
4. Fournir des rapports d’avancement bihebdomadaires à la direction générale et au trésorier pendant le mandat.
5. Aviser la direction et le conseil d’administration de toute faiblesse dans les contrôles internes ou autre préoccupation, avec recommandations appropriées.
6. Communiquer tout changement dans les exigences de présentation de l’information financière ou les normes comptables applicables.
7. Examiner et remplir les déclarations exigées par la loi (ex. : Agence du revenu du Canada).
8. Répondre aux questions ponctuelles de la direction sur des enjeux comptables, fiscaux ou de certification, sans frais supplémentaires sauf entente préalable.
9. Informer immédiatement la direction de toute situation pouvant mener à une exprimer une conclusion sur les états financiers avec réserve, et permettre à l’organisme de corriger la situation.
10. Fournir deux copies imprimées et une version électronique des états financiers finaux avec le rapport d’examen.
11. Participer aux réunions suivantes :

• Comité de vérification (planification du mandat — virtuel, février)
• Comité de vérification (résultats de l’examen — en personne, mai)
• Assemblée générale annuelle (présentation — en personne, juillet)

E. EXIGENCES EN MATIÈRE DE RAPPORT

Le cabinet retenu devra soumettre un rapport d’examen complet, incluant :

• Une conclusion sur les états financiers
• Une lettre à la direction avec les recommandations
• Une présentation au conseil d’administration
• Une participation à l’assemblée générale annuelle

F. DURÉE DU CONTRAT

Le mandat initial est d’un (1) an, renouvelable pour deux (2) années supplémentaires, sous réserve de la satisfaction du conseil d’administration quant à la qualité du travail de l’auditeur indépendant, le respect des délais, le montant des honoraires, mais sans s’y restreindre.

G. CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ

• Être membre de l’Ordre des CPA du Québec avec permis de comptabilité publique.
• Avoir une expérience démontrée auprès d’OBNL comparables.
• Être indépendant de la SPCA de l’Outaouais.
• Fournir une preuve d’assurance responsabilité professionnelle.

H. ÉVALUATION DES PROPOSITIONS

Les propositions seront évaluées selon les critères suivants :

I. ÉCHÉANCIER

J. MODALITÉS DE SOUMISSION

Les propositions doivent inclure :

1. Une lettre de présentation
2. Le profil du cabinet et de l’équipe proposée
3. Une description de l’approche du mandat de certification
4. Trois références pertinentes
5. Une grille tarifaire détaillée

De plus, les propositions doivent inclure une lettre de présentation signée par une personne autorisée à engager le cabinet. Les soumissionnaires doivent répondre aux éléments suivants dans l’ordre présenté :

1. Profil du cabinet : portée des services, structure organisationnelle, coordonnées.
2. Mise à jour sur les normes comptables pour les OBNL : comment le cabinet reste-t-il à jour?
3. Expérience avec les OBNL.
4. Nombre d’employés dédiés aux OBNL.
5. Équipe de mission proposée : noms, titres, expérience, certifications.
6. Approche de mise en œuvre du mandat, méthodologie, calendrier proposé.

Les propositions de plus de 10 pages doivent inclure une table des matières.

Les soumissions doivent être envoyées par courriel à :

mfleury@spcaoutaouais.ca

Objet : Soumission — Services de certification 2025

K. RÉSERVES

La SPCA de l’Outaouais se réserve le droit de :

• Rejeter toute proposition.
• Négocier les modalités avec le soumissionnaire retenu.
• Mettre fin au processus sans attribution de contrat.

L. ANNEXES

Les documents suivants peuvent être fournis sur demande :

• États financiers des trois dernières années.
• Statuts et règlements de l’organisme.
• Organigramme de gouvernance.
• États financiers examinés pour l’exercice clos au 31 décembre 2024.
• Écritures de régularisation du mandat d’examen pour l’exercice clos au 31 décembre 2024.
• Budget pour l’exercice 2025.

Mandat distinct sur les contrôles internes (optionnel)

La SPCA de l’Outaouais pourrait envisager un mandat séparé portant sur l’analyse des contrôles internes, réalisé sous forme de service-conseil ou de mission de procédures convenues selon les normes NCSC 4400. Les cabinets intéressés peuvent proposer une offre distincte précisant les éléments ciblés, la méthodologie, les coûts et les bénéfices attendus pour l’organisation.

Une proposition distincte pour un mandat sur les contrôles internes, incluant les coûts, la portée, les bénéfices et les avantages pour l’organisation.