1. Introduction et contexte

La SPCA de l’Outaouais est un organisme à but non lucratif œuvrant pour la protection et le bien-être des animaux. Elle offre des services de contrôle animalier dans plusieurs municipalités de la région ainsi que pour le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ). Dans le cadre de ses opérations, la SPCA utilise une flotte de 8 véhicules (pick-up et vans) qui couvrent l’ensemble du territoire de l’Outaouais.

L’objectif de cette demande de propositions est de sélectionner un fournisseur de services fiable pour l’entretien préventif et les réparations de cette flotte, afin d’assurer la disponibilité maximale des véhicules et le maintien de nos standards de service.

Nous recherchons un partenaire de service qui comprend la mission sociale de notre organisation et qui est sensible à la réalité budgétaire d’un organisme de bienfaisance. Bien que les services soient rendus dans un cadre commercial, nous souhaitons collaborer avec un fournisseur qui valorise le service à la population et qui est prêt à faire preuve de flexibilité et de compréhension dans l’exécution du mandat.

2. Portée des travaux

Le fournisseur retenu devra offrir les services suivants :

1. Entretien préventif régulier : vidanges d’huile, inspections de freins, rotations de pneus, vérifications mécaniques générales.
2. Réparations mécaniques : moteur, transmission, système électrique, etc.
3. Gestion des pièces : utilisation de pièces de qualité équivalente ou supérieure aux pièces d’origine.
4. Rapports et suivis : tenue de dossiers d’entretien, rapports périodiques sur l’état de la flotte.

3. Exigences techniques

1. Capacité à entretenir des véhicules de type pick-up et van.
2. Délai de traitement rapide pour les réparations urgentes.
3. Accès à des équipements spécialisés si requis.
4. Certifications professionnelles (ex. : mécaniciens certifiés ASE ou équivalent).
5. Garantie sur les pièces et la main-d’œuvre.

4. Qualifications du fournisseur

• Expérience avec des flottes de véhicules légers.
• Références de clients comparables (organismes publics, OBNL, etc.).
• Proximité à nos bureaux situé au 132 Rue de Varennes à Gatineau.
• Assurance responsabilité civile adéquate.
• Conformité aux normes environnementales et de sécurité.

5. Soumission de la proposition

Les propositions doivent inclure :

1. Profil de l’entreprise et expérience pertinente.
2. Description détaillée des services offerts.
3. Plan de mise en œuvre et délais.
4. Structure de prix (à l’heure, par service ou forfaitaire).
5. Modalités de paiement.
6. Détails sur les garanties et le soutien après-vente.

6. Critères d’évaluation

Les propositions seront évaluées selon les critères suivants :

1. Conformité à la portée des travaux.
2. Rapport qualité/prix.
3. Expérience, proximité et références.
4. Capacité de réponse rapide et flexibilité.
5. Qualité du service à la clientèle et du soutien.

7. Échéancier

• Date de publication de la DP : le vendredi 22 août 2025
• Date limite pour poser des questions : le mardi 2 septembre2025
• Date limite de soumission : le mardi 9 septembre 2025 à 16h
• Date prévue de sélection du fournisseur : le vendredi 19 septembre 2025
• Début du contrat : le mercredi 1^er octobre 2025

8. Informations de contact

Les propositions doivent être envoyées à :

Mathieu Fleury
Directeur général de la SPCA de l’Outaouais
mfleury@spcaoutaouais.ca

9. Exigences réglementaires et supplémentaires

• Le fournisseur devra fournir une preuve d’assurance responsabilité civile.
• Une attestation de Revenu Québec pourrait être exigée selon la valeur du contrat.
• Une entente de confidentialité pourrait être exigée.
• Le contrat pourra inclure des clauses de résiliation anticipée.
• Le processus d’appel d’offres respecte les principes de transparence, d’équité et de conformité aux seuils réglementaires applicables aux OBNL au Québec.

10. Durée du contrat :

• Durée initiale : 1 an (du 1^er octobre 2025 au 30 septembre 2026)
• Option de renouvellement : jusqu’à 2 renouvellements annuels, pour un maximum de 3 ans au total, sous réserve de performance satisfaisante et de disponibilité budgétaire.

11. Détails des véhicules de la flotte (référence 1^er août 2025) :

1. 1. Dodge Ram 2019 | 290 000km
   2. Ford Transit Connect 2022 | 135 000km
   3. Toyota Tacoma 2023 | 70 000km
   4. Chevrolet Trailblazer 2021 | 20 000km
   5. Kia Carnival 2025
   6. Nissan Frontier 2025
   7. Nissan Frontier 2025
   8. Ford F-150 2025 (service de changement d’huile non-requis)

12. Autres facteurs :

• L’utilisation des véhicules peut varier entre 30 000 à 60 000 km par année.
• Le changement de pneus d’hiver est uniquement nécessaire pour le Ford Transit Connect et la Kia Carnival.
• La SPCA se réserve le droit d’utiliser un service autre pour le changement de pneus, dépendant du coût de l’achat des pneus et de l’installation.
• Le contrat peut être résilié de manière anticipée par la SPCA pour les motifs suivants : non-respect des délais, qualité insuffisante des services, manquement aux obligations contractuelles, ou toute autre raison jugée valable par la SPCA. Un préavis écrit de 15 jours sera transmis au fournisseur.